Studi-Dilemma

Hier findest du die besten Tipps zum Alltag strukturieren.

Eine fehlende Struktur im Alltag kann zum Problem werden. Egal ob es um Struktur im Arbeitsalltag, Struktur im Alltag zum Lernen oder um Struktur im Leben allgemein geht.

Fehlende Struktur im Alltag bedeutet meistens auch fehlende Produktivität. Was bleibt ist Unzufriedenheit, da du mal wieder nicht das geschafft hast, was du dir vorgenommen hattest.

Aber keine Sorge, dieses Problem hat jetzt ein Ende! In diesem Beitrag findest du bewährte, leicht umzusetzen Tipps und Tricks für dein alltägliches Leben. So schaffst du es, deinen Alltag zu strukturieren und deine Produktivität zu steigern.

In diesem Beitrag lernst du, deinen Alltag zu strukturieren.

Wieso klappt das mit der Struktur im Alltag nicht?

Den eigenen Alltag zu strukturieren ist eigentlich kein Hexenwerk – und trotzdem bist du nicht alleine damit, immer wieder aufs neue an diesem Vorhaben zu scheitern.

Meistens sind es immer wieder die gleichen Fehler und Alltags-Fallen, die deine Alltagsstruktur ruinieren. Bist du dir derer aber erstmal bewusst, wird es auch leichter fallen, diese zu umgehen.

1. Du überschätzt, wie viel Zeit dir tatsächlich zur Verfügung steht.
   Die Zeit, die du hast, möchtest du natürlich effektiv nutzen, nimmst dir aber viel zu viel vor – denn du gehst davon aus, du hättest die benötigte Zeit. Letztendlich bist du dann am Ende unzufrieden: Du nicht alles geschafft hast, was du schaffen wolltest und die zu erledigenden Aufgaben werden aufgeschoben und stapeln sich immer mehr.
2. Du hast keine tatsächlichen Ziele.
   Sich Dinge vorzunehmen ist das eine, ein Ziel zu haben ist etwas anderes. Ein Ziel ist größer, präziser und verbindlicher. Alles Dinge, die dazu beitragen, dass du dein Vorhaben auch tatsächlich in die Tat umsetzt.
   Mehr dazu findest du hier: Wie du mit der SMART-Methode Ziele setzt, die du wirklich erreichen kannst
3. Du planst keine Zeitpuffer ein.
   Zu erwarten, dass du dein Alltag auf die Minute strukturierst und immer perfekt abschätzen kannst, wie viel Zeit du wofür brauchst, ist utopisch. Das brauchst du aber auch gar nicht, solange du an die Zeitpuffer denkst. Zeit, die du dir freihältst, für den Fall, dass eine Aufgabe doch mal mehr Schwierigkeiten bereitet oder mehr Zeit in Anspruch nimmt als erwartet.
4. Dir fehlt die Kontrolle über dein Leben.
   Viel zu oft tun wir Dinge in unserem Alltag, die wir eigentlich gar nicht tun wollen und für die wir eigentlich gar keine Zeit haben. Sei es, weil du das Gefühl hast, du müsstest es tun, oder weil es dir schwerfällt, anderen einen Gefallen abzuschlagen. Dadurch gibst du mehr und mehr die Kontrolle über deine Zeit in fremde Hände ab.
   Mehr dazu findest du hier: 8 Wege Nein sagen zu lernen – auch wenn es unmöglich erscheint

Das Geheimrezept für einen strukturierten Alltag lautet also: Klare Ziele vor Augen haben, deine Zeit realistisch abschätzen, Kontrolle über dein Leben bekommen und somit mehr Erfolg und Zufriedenheit und weniger Stress haben.

Check-up: Der erste Schritt zum Alltag strukturieren

Um eine Struktur in deinen Alltag zu integrieren, geht es erst einmal darum, herauszufinden, wo du momentan stehst bzw. was du gerne ändern würdest.
Je nachdem, welche Erwartungen oder Wunschvorstellungen du an einen strukturierten Alltag hast, unterscheiden sich auch die Lösungsansätze, die dich dort hinbringen.

Für ein kleines Check-up, eine Analyse deines Status-quo, können folgende Fragen helfen:

• Wie sieht mein aktueller Alltag aus? Was läuft gut? Womit bin ich unzufrieden?
• Was will ich erreichen? (hierbei geht es um jede Facette deines Lebens: Beruf, Freizeit, Familie, Beziehungen, Gesundheit)
• Welche Stärken und Schwächen habe ich?
• Was will ich verändern? Inwiefern?

10 Tipps zum Alltag strukturieren

1. Kenne deine biologische Uhr

Deine biologische Uhr ist nichts anderes als deine persönliche Leistungskurve in Abhängigkeit von der Tageszeit. Oder einfacher ausgedrückt: Jede*r hat irgendwann im Laufe des Tages ein persönliches Leistungsoptimum. Wann dein Leistungsmaximum erreicht wird, ist abhängig von deiner individuellen biologischen Uhr.

Manche können dich besser morgens bzw. vormittags konzentrieren, andere kommen erst gegen Abend so richtig in Schwung. Man spricht auch von Frühtyp und Spättyp.

Je nachdem, zu welchem der beiden Typen du gehörst, solltest du nach Möglichkeit deinen Alltag strukturieren.

Beispiel Frühtyp:
Als Frühtyp, also mit dem Leistungsoptimum zu Beginn des Tages, solltest du die schwersten Aufgaben bzw. die Aufgaben, die am meisten Konzentration erfordern, an den Anfang des Tages legen. Am späteren Nachmittag – wenn deine Leistung abnimmt – erledigst du nur noch Aufgaben, die weniger Konzentration erfordern und zu denen du dich nicht stark motivieren musst. Für eine Aufgabe, die du seit Tagen vor dir herschiebst, wirst du eher am Morgen als am Abend die nötige Überwindungskraft finden.

2. Vermeide Ablenkungen

Um die angepeilte Struktur auch einhalten zu können, ist es wichtig, Ablenkungen zu vermeiden. Wenn du dich einer Aufgabe widmest, sollte deine Konzentration voll und ganz dieser Aufgabe gelten.

Lässt du dich ablenken, schweifst mit den Gedanken ab, brauchst du für eine Aufgabe viel länger, du gerätst in Zeitstress und deine Struktur gerät aus den Fugen.

Versuche also, dich zu fokussieren und Ablenkungen zu vermeiden:

• Schalte dein Handy aus
• Begib dich an einen ruhigen Ort
• Kommuniziere mit deinen Mitmenschen, dass du nicht gestört werden möchtest

3. Setze klare Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit

Auch wenn Struktur für viele erstmal nach Strenge, wenig Freiheiten und dem Gegenteil von Entspannung klingt, ermöglicht ein strukturierter Alltag tatsächlich genau das Gegenteil.

Das Kernstück eines strukturierten Alltags ist nämlich u.a. die strikte Trennung zwischen Arbeit und Freizeit. Indem du klare Arbeitszeiten definierst, kannst du dich in der übrigen Zeit guten Gewissens entspannen.
Das bedeutet andersrum aber natürlich auch, dass du während der Arbeitszeit auch wirklich arbeitest, um deine Aufgaben zu schaffen.

4. Formuliere deine Aufgaben

So ziemlich das wichtigste für einen strukturierten Alltag ist es, erstmal zu wissen, was du überhaupt schaffen willst.

Dafür schreibst du am besten bereits am Abend vorher auf, was du den Tag über schaffen möchtest.

Trage deine Aufgaben in einen Kalender ein, benutze eine Organisations-App wie Notion oder schreibe dir einfach eine To-do-Liste. Hauptsache, du schreibst deine Ziele auf und hast sie den Tag über griffbereit.

Das Aufschreiben hilft nicht nur dabei, keine Aufgabe zu vergessen, sondern auch eine gewisse Verbindlichkeit. Aufschreiben ist aufgeschrieben und somit irgendwie endgültiger.

5. Prioritäten setzen

Nicht immer alles zu schaffen ist vollkommen normal und auch nicht weiter schlimm. Hauptsache ist, dass du das Wichtigste schaffst. Um am Ende des Tages das Wichtigste auch wirklich erledigt zu haben, hilft es deine Aufgaben zu priorisieren.

Dafür eignet sich beispielsweise das Eisenhower-Prinzip. Hierbei werden die Aufgaben sowohl nach Wichtigkeit auch als nach Dringlichkeit kategorisiert und dementsprechend bearbeitet.

Zunächst beantwortest du für jede Aufgabe auf deiner To-do-Liste folgende Fragen:

1. Ist die Aufgabe wichtig oder unwichtig?
2. Ist die Aufgabe dringend oder nicht dringend?

Daraus ergeben sich 4 verschiedene Kategorien, die unterschiedlich bearbeitet werden

1. Weder wichtig noch dringend: Diese Aufgaben werden direkt wieder von der To-do-Liste entfernt. Es lohnt sich nicht, hierfür deine Zeit zu verschwenden.
2. Wichtig, aber nicht dringend: Diese Aufgaben werden auf einen späteren Zeitpunkt verschoben. Wann dieser Zeitpunkt ist, entscheidest du allerdings jetzt und trägst den Termin in deinen Kalender ein.
3. Nicht wichtig, aber dringend: Diese Tätigkeiten versuchst du (soweit möglich) zu delegieren. Kolleg*innen, Dienstleister*innen, bzw. besser qualifiziertere Menschen können diese Aufgaben für dich erledigen.
4. Wichtig und dringend: Das sind die Aufgaben mit höchster Priorität, die du sofort bzw. heute noch erledigen solltest

6. Auszeit gönnen

Auch wenn du in deiner Arbeitszeit nicht so viel geschafft hast, wie du dir vorgenommen hattest, solltest du dir immer ausreichend Auszeiten gönnen – sowohl körperlich als auch geistig.

Stapel deine Freizeit nicht voll mit noch mehr Arbeit, sondern mach mal etwas anderes. Den Kopf frei kriegen, auf andere Gedanken bringen und den Körper mal in andere Positionen als sitzend am Schreibtisch bringen.

Diese Aktivitäten sind geeignet für deine Auszeit

• Spazieren gehen
• ins Fitnessstudio
• Yoga machen
• meditieren
• musizieren
• malen
• Freund*innen treffen
• …

7. Kreiere Routinen

Egal welche Aufgabe auf deiner To-do-Liste steht, anfangen ist meist das schwerste. Ist der innere Schweinehund erstmal besiegt, ist der Rest auch gar nicht mehr so schwer.

Du kannst deinen Schweinehund kleinhalten, indem du Routinen in deinen Alltag integrierst. Egal wie wenig Lust man auf Zähneputzen hat, man tut es doch regelmäßig, denn es ist einfach eine Routine. Für Kinder ist es noch eine Überwindung, nach einigen Wiederholungen dann aber irgendwann eine Selbstverständlichkeit.

So kreierst du neue Routinen:

1. Suche dir einen zeitlichen Anker
   Am leichtesten fallen neue Aufgaben, wenn sie zeitlich an eine bereits bestehende Routine geknüpft sind.
   Beispielsweise nach dem Aufstehen, nach dem Frühstück, vor dem Schlafen gehen, …
2. Halte den Aufwand gering
   Mache die neue Aufgabe so bequem wie möglich. Je größer der Aufwand, desto kleiner die Wahrscheinlichkeit, dass du es machen wirst. So ist bspw. ein regelmäßiger Fitnessstudio-Besuch für viele eine größere Überwindung, als Home-Workouts. Ganz einfach deshalb, weil durch den Weg zum Fitnessstudio mehr Zeit und Energie benötigt werden.
3. Wiederholungen
   Eine Routine lebt von Wiederholungen. Das wichtigste ist also: Dranbleiben – auch wenn es Anfang schwerfällt. Mit jeder neuen Wiederholung wird es immer ein Stückchen leichter.

8. Ziehe Konsequenzen

Motivation ist immer eine Art Kosten-Nutzen-Abwägung. Je mehr positiven Nutzen du aus einer Aufgabe ziehst, desto eher wirst du sie auch umsetzen.

Das funktioniert allerdings auch in die andere Richtung. Wenn nach Nicht-Erledigen negative Konsequenzen mit sich zieht, bist du motivierter, die Aufgabe zu erledigen, um diese negative Konsequenzen zu vermeiden.

Mehr zu dem Thema findest du hier: Lies das, wenn du deine Lernmotivation steigern willst!

Um deine Alltagsstruktur einzuhalten, kannst du dir also selber Konsequenzen setzen. Arbeitest du nicht konzentriert und schaffst daher deine priorisierten Aufgaben nicht, fällt am Abend das Filmschauen aus. Oder du steckst einen gewissen Betrag in ein Sparschwein und spendest nach ein paar Monaten des gesammelten Betrag – dadurch hat deine Unproduktivität dann sogar doch noch was Gutes.

9. Sei vorbereitet

Eine gute Vorbereitung kann dir deinen Alltag enrom erleichtern. Möchtest du es bespielsweise schaffen, vor der Arbeit noch joggen zu gehen, kannst du deine Sportkleidung bereits am Abend rauslegen.

Außerdem solltest du auch deinen Tag bereits am Vorabend geplant haben und nicht erst, wenn es soweit ist. Dadurch weißt du direkt, was wann zu tun ist und brauchst morgens keinen zusätzliche Zeit in die Planung zu investieren.

10. Pausen

Egal, womit du deinen Alltag letztendlich füllst: Denke an regelmäßige Pausen.

Pausen sind essenziell, um den Tag über fit zu bleiben. Immer mal wieder zwischendurch durchatmen, Akkus wieder aufladen, um genug Energie zu haben, um auch den Rest des Tages zu schaffen – ohne am Abend total fix und fertig zu sein.

Mehr zum Thema findest du hier: So gestaltest du Lernpausen, die wirklich etwas bringen!

Häufige Fragen zum Alltag strukturieren

Jetzt weißt du, wie du deinen Alltag strukturieren kannst!

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