Getting things done – Zeitmanagement mit der GTD-Methode

Get things Done

Ich muss eigentlich noch drei Vorlesung nachbereiten, aber mein Kühlschrank ist leer und ich habe Hunger. Und einen Lernplan für die anstehenden Klausuren wollte ich eigentlich auch noch erstellen und einkaufen gehen, meine Katze füttern, eine neue Spülbürste besorgen und und und…
In deinem Kopf schwirrt mal wieder alles herum und du weißt gar nicht so richtig, wo du anfangen sollst?
Die GTD-Methode kann genau bei diesem Problem weiterhelfen. Sie bietet einen Ansatz, deine Aufgaben organisiert und anschließend effizient erledigt zu bekommen.

Was ist die GTD-Methode?

GTD steht für „Getting things done“.
Es ist eine Selbstmanagement-Methode, erfunden vom US-Amerikaner David Allen.

Ziel ist es, möglichst effizient und stressfrei Aufgaben – wie der Name schon sagt – erledigt zu bekommen.

Hierbei werden 5-Schritte durchlaufen:

  1. Erfassen
  2. Verarbeiten
  3. Organisieren
  4. Durchsehen
  5. Erledigen

Anders als bei anderen Zeitmanagement- Methoden wird hier komplett auf das Priorisieren verzichtet. Alles wird gleichwertig nacheinander abgearbeitet.

Wann hilft die GTD-Methode?

David Allen zu Folge entsteht ein Großteil des Stresses, mit dem du dich tagtäglich konfrontiert siehst, nicht daraus, dass du zu viel zu tun hast, sondern weil du die Dinge, die du angefangen hast, nicht beendest.

Anstatt dich auf deine derzeitige Aufgabe zu konzentrieren, hältst du dir immer wieder vor, was du noch tun musst und was du alles noch nicht geschafft hast.

Der Gedanke an die ganzen unerledigten Aufgaben an sich stresst schon und durch deine Unkonzentriertheit kommst du irgendwann dann doch in Zeitnot. Ein zusätzlicher Stressfaktor.

‚Angefangene Tätigkeiten‘ können in dem Fall etwas weitergefasst werden. Der Planungsprozess wird bei dieser Definition mit eingeschlossen.
Für dein Gehirn beginnt eine Tätigkeit mit dem Gedanken daran, mit dem Vorsatz, etwas zu tun. Von da an ist dein Gehirn auf das Ziel ausgerichtet, diese Aufgabe zu erledigen und denkt somit ständig daran.

Much of the stress that people feel (...) comes from not finishing what they have started. 
- David Allen, Erfinder der GTD-Methode

Ein Beispiel:

Heute Morgen beim Frühstück ist dir aufgefallen, dass dein Kühlschrank ziemlich leer ist und du für’s Mittag also unbedingt noch einkaufen musst. Aber erst mal stand eine Vorlesung an und im Anschluss direkt ein Seminar, an dem du gerade teilnimmst.

Du bist vorher natürlich nicht dazu gekommen, einkaufen zu gehen und die Vorlesung von eben gerade nachzuarbeiten. Musst du aber noch tun, denn du konntest dem Dozenten bei einigen Punkten nicht so richtig folgen.

Anstatt dich jetzt auf’s Seminar zu konzentrieren schweifen deine Gedanken ständig ab: Ich muss nachher noch einfkaufen und die Vorlesung nachbereiten, einkaufen, nachbereiten… Wie soll man sich da konzentrieren?

Es endet letztlich damit, dass du im Seminar nichts mitbekommen hast und dir alles nochmal selbst erarbeiten musst.
Das war’s denn wohl mit dem freien Nachmittag…

Getting things done in fünf Schritten

1. Erfassen

Ganz am Anfang wird erst einmal aufgeräumt. Sowohl in deinem Umfeld als auch in deinem Kopf.

In einem unaufgeräumten Zimmer oder Ort im allgemeinen gibt es zahlreiche Ablenkungen. Also eher weniger optimal, wenn du dich konzentrieren möchtest.

Das heißt: Aufräumen.
Alles was nicht auf den Schreibtisch gehört (dreckiges Geschirr, Haarbürste,…) kommt zunächst an seinen eigentlichen Ort.

Dann widmest du dich dem ganzen Rest: Bücher, Dokumente, Verträge, Flyer, etc.

All das sammelst du in einer „Inbox“.
Das kann eine reale Ablage sein, oder aber auch ein digitaler Ordner auf deinem Computer oder Handy.

Auch deine Gedanken werden sortiert. Schreib alles auf, was dich beschäftigt:
Besorgungen, die du noch machen musst, Telefonate, die noch anstehen, Treffen mit Freunden, die du noch planen möchtest. Einfach alles, was bei dir so im Kopf herumschwirrt.

Achte darauf, bei einer analogen „Inbox“ jeden Aspekt auf einen separaten Zettel zu schreiben (warum, siehst du gleich noch).

2. Verarbeiten

Schau dir die Dinge in deiner „Inbox etwas genauer an.

Zu jedem Gegenstand oder Zettel beantwortest du nun zwei Fragen:

  1. Worum handelt es sich?
  2. Ist eine Aktion erforderlich?

Bei der Frage ‚Worum handelt es sich?‘ geht es ersteinmal darum, dir einen Überblick über die Aufgabe zu verschaffen. Das bedeuetet konkret:

  • Du überlegst dir zum einen, ob es sich um eine einzelne Aufgabe oder ein ganzes Projekt handelt. Ein Projekt ist es dann, wenn es mehr als einen Arbeitsschritt bzw. eine Aktion beinhaltet.
  • Zum anderen legst du fest, ob es deine Aufgabe ist, oder ob du die Aufgabe vielleicht an jemand anderen delegieren kannst.

Wenn keine direkte Aktion erforderlich ist, überlegst du als nächstes, ob die Aufgabe (bzw. der damit verbundene Papierkram)

  • in den Müll kann,
  • irgendwann in der Zukunft erledigt werden muss, oder
  • in eine Art Archiv kommt, um bei Bedarf darauf zurückgreifen zu können.

Und wenn eine Aktion erforderlich ist?

  • Wenn die Tätigkeit weniger als 2 Minuten in Anspruch nimmt, dann mache sie jetzt.
  • Wenn es mehr als 2 Minuten sind, überlege dir konkret, was der nächste Schritt wäre.

3. Organisieren

Die Aufgaben die jetzt noch in deiner „Inbox“ liegen unterziehst du einer weiteren Begutachtung und sortierst sie in verschiedene Rubriken ein.

Auch hierfür kannst du physische Ordner, ein Notizbuch, oder digitale Ordner anlegen.

Welche Rubriken du wählst, ist dir überlassen und natürlich davon abhängig, welche Aufgaben bei dir so anfallen.

Mögliche Kategorien sind:

  • Haushalt
  • Uni
  • Einkaufen
  • Telefonate

Wichtig ist hierbei, dass es alles Erledigungen sind, die nur einen einzigen Schritt erfordern.

Zum Beispiel: Eine Zusammenfassung zur letzten Vorlesung schreiben.

Sobald eine Aufgabe mehrere Schritte umfasst, wie eine Prüfungsvorbereitung, gilt sie als Projekt und bekommt einen eigenen Ordner, in dem alles, was zu diesem Thema gehört, abgelegt wird.

Die Projekte brichst du nun auf einzelne Aufgaben herunter und überlegst dir auch hier: Was ist der nächste Schritt?
Und auch hier gilt: Nimmt die Aufgabe weniger als zwei Minuten in Anspruch, wird er sofort erledigt.

Einige Aufgaben sind nicht frei planbar, da sie an einen konkreten Termin geknüpft sind. Diese Termine werden in den Kalender eingetragen und somit auf die Zukunft verschoben.

4. Durchsehen

Bei der GTD- Methode sind deine Aufgaben ständig in Bewegung. Sie werden von einem Ordner in den anderen verschoben, erledigt und wieder neu organisiert.

Um dabei nicht den Überblick zu verlieren, musst du deine einzelnen Ablagen und Ordner regelmäßig durchgehen und aktualisieren, um nicht den Überblick zu verlieren:

  • Was hast du bereits erledigt?
  • Welche Aufgaben müssen noch erledigt werden?
  • Sind neue Aufgaben dazu gekommen?
  • Haben sich Aufgaben geändert?
  • Hat sich manches vielleicht auch von allein erledigt?

5. Erledigen

Auch die beste Planung bringt nichts, wenn du die Aufgaben dann doch nicht erledigst.

Der letzte Schritt ist also: Alle Aufgaben Schritt für Schritt abarbeiten:

  • Delegiere die Aufgaben, die du nicht zwangsläufig selbst erledigen musst! (Das ist beim Lernen allerdings eher schwierig…)
  • Widme dich dem nächsten Schritt der Aufgaben, die du jetzt erledigen kannst/ solltest und
  • behalte deinen Terminkalender im Auge!
Get things done GTD Schema
Get things done – Schema

Für wen ist Getting-things-done geeignet?

Vorteile der GTD-Methode

  1. Struktur
    Die GTD-Methode ist vor allem durch eine klare Struktur charakterisiert. Jedes Wenn-dann-Szenario wird erfasst und gibt dir einen klaren Plan, was als nächstes zu tun ist. Du kannst die einzelnen Aufgaben der Reihe nach abarbeiten und weißt somit immer genau, was als nächstes zu tun ist.
  2. Keine Aufgaben vergessen
    Du schreibst alles auf, was dir an Aufgaben in den Kopf kommt und sammelst es an einem gemeinsamen Ort, sodass keine Aufgabe vergessen oder untergehen kann.
  3. Gegen Prokrastination
    Die Probleme, die zu Prokrastination führen sind meistens, dass die Aufgaben zu komplex und überfordernd sind und du somit schon beim Gedanken daran keine Lust mehr hast und sie einfach immer weiter aufschiebst.
    Dadurch, dass du bei dem GTD-System große Aufgaben in einzelne Aktivitäten aufteilst werden auch große Vorhaben überschaubar, weniger überfordernd und modern somit das Prokrastinationsrisiko.
  4. Kurze Zeiträume effektiv nutzen
    Die Aufteilung in einzelne Aktivitäten sorgt auch dafür, dass du Tage, an denen du immer nur kurze freie Zeiträume hast, in denen du etwas erledigen könntest, effektiv nutzen kannst. Eine ganze Hausarbeit lässt sich nicht in 15 Minuten schreiben. Ein Entwurf für die Einleitung aber schon.
  5. Learn-Life-Balance
    Das schönste am GTD-System ist, dass es die einzelnen Aufgaben nicht periodisiert. Alle Aufgaben, unabhängig davon, ob sie die Uni, deine Freizeit oder einen anderen Bereich deines Lebens betreffen, landen in der Inbox.
    Lernen oder Arbeiten wird nicht höher gewichtet als das Treffen mit deinem besten Freund, wodurch sich deine Learn-Life-Balance im Gleichgewicht hält.

Nachteile der GTD-Methode

  1. Kompliziert
    Es fällt direkt auf, dass diese Methode alles andere als einfach ist. Es dauert eine Weile, bis man so richtig verstanden hat, wie die Aufgaben sortiert werden sollen,..
  2. Zeitintensiv
    Darüber hinaus bekommst du die Dinge erst dann erledigt, nachdem du relativ viel Zeit in die Vorbereitung gesteckt hast. Das kann definitiv die Motivation mindern, denn eventuell hast du schon mehrere Stunden deiner Zeit geopfert, ohne auch nur eine Aufgabe erledigt zu haben.
    Denk dran: Dafür sparst du Zeit bei der Bearbeitung selbst, da du nicht mehr überlegen musst, was du genau zu tun hast.
  3. Selbstdisziplin
    Die GTD-Methode fordert außerdem eine Menge Selbstdisziplin. Schließlich ist es eine ganz neue Art, Aufgaben an zugehen, die anfangs ungewohnt ist. Die Art und Weise, eine Aufgabe zu erledigen, ist Gewohnheitssache. Diese Gewohnheiten musst du ändern und Gewohnheiten zu ändern ist schwer. Ist dir diese Umstellung gelungen, wird dir die Umsetzung leicht fallen, bis dahin heißt es aber erst einmal, dranbleiben und sich selbst ermahnen, diese Methode anzuwenden und nicht in alte Gewohnheitsmuster zurückfallen.
    Denn dieses System funktioniert nur dann, wenn du regelmäßig deine Aufgaben überarbeitest, in die richtige Kategorie verschiebst und Erledigtes abhakst und aussortierst.
  4. Der Zusammenhang fehlt
    Während das Unterteilen in kleine Teilaufgaben einige Vorteile mit sich bringt, hat es auch einen großen Nachteil: Der Überblick über das große Ganze fehlt, der Zusammenhang geht verloren. Wenn ich einen Aufsatz schreibe, muss ich im Hauptteil noch wissen, was in meiner Einleitung steht. Wenn ich die allerdings schon vor ein paar Tagen geschrieben habe, fällt es schwer, sich daran zu erinnern, sodass ich die Einleitung gegebenenfalls noch einmal lesen muss. Aufgaben gebündelt zu erledigen ergibt manchmal einfach mehr Sinn, als sie in einzelne Bruchstücke zu zerlegen.

Kennst du die GTD-Methode?
Oder kennst du jemanden, dem die GTD-Methode helfen könnte?

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