Parkinsonsche Gesetz – 6 Tipps um Aufgaben doppelt so schnell zu bearbeiten!

Das Parkinsonsche Gesetz ist Schuld daran, dass du für deine Aufgaben immer erst auf den letzten Drücker fertig bekommmst. Das ändern wir jetzt!

Parkinsonsche Gesetz Zeitmanagement

Noch eine Woche, dann ist die Abgabefrist für deine Hausarbeit. Du hattest drei Monate Zeit. Viel mehr Zeit als letztes Mal. Trotzdem ist die Fertigstellung wieder eine Punktlandung. Genau zur Deadline ist sie bereit zur Abgabe.

Komisch, oder? Das Parkinsonsche Gesetz liefert eine Antwort für  dieses Phänomen, das du immer exakt zur Deadline fertig wirst. Ist dir das erstmal bewusst, kannst du es gekonnt umgehen und einige freie Stunden und Tage gewinnen.

 Das Parkinsonsche Gesetzt sollte jede*r kennen der*die das eigene Zeitmanagemt verbessern will!

Dieser Beitrag dreht sich rund im das Parkinonsche Gesetzt, seine Tücken und wie du dem Ganzen geschickt entgehst.

Das Parkinsonsche Gesetz

Das Parkinsonsche Gesetz besagt, dass du für jede Aufgabe genau so viel Zeit brachst, wie du hast. Oder anders ausgedrückt: „Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“

Parkinsonsche Gesetz Projektmanagement

Das bedeutet im Umkehrschluss: Die Bearbeitungszeit, die du benötigst, orientiert sich ausschließlich an der verfügbaren Zeit, nicht aber an der Komplexität oder dem Umfang der Aufgabenstellung.

Namensgeber und Erfinder des Parkinsonschen Gestzes ist der Historiker Cyril Northcote Parkinson.

Er beschreibt diese Phänomen in deinem Buch Parkinson’s Law or The Pursuit of Progress anhand einer alten Dame, die eine Postkarte verschicken möchte.

Dies alte Dame braucht dafür einen ganzen Tag.

Erst die Karte aussuchen, dann die Karte kaufen. Eine Briefmarke besorgen. Die richtige Adresse heraussuchen, den Brief schreiben und letztendlich der Weg zum Briefkasten.

Und wie lange braucht ein vielbeschäftigte Geschäftsmann für diese Aufgabe? 5Minuten!
Es bleibt die gleiche Aufgabe, aber der Geschäftsmann hat einfach viel weniger Zeit.

Cyril Northcote Parkinson und die Verwaltung

Parkinson veröffentlichte 1955 einen satirischen Beitrag zum Thema Verwaltung im Wirtschaftsmagazin The Economist. Dieser Beitrag ist der Ursprung des Parkinsonschen Prinzips. Denn auch wenn dieser Beitrag satirisch gemeint war, enthielt er einen sehr wahren Kern.

Parkinson hatte die britische Verwaltung im Kolonialministerium (zuständig für Kolonien eines Staates und militärische Stationierung) beobachtet.

Hierbei stellte er neben dem bekannten Parkinsonschen Gesetz, „Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht“, noch zwei weitere Dinge fest.

  1. Jeder Angestellte wünscht, die Zahl seiner Untergebenen zu vergrößern.
  2. Angestellte schaffen sich gegenseitig Arbeit.

Konkret bedeutet das Folgendes:

Person A bekommt eine Aufgabe von der ihm oder ihr Vorgesetzten. A empfindet diese Aufgabe als eine zu hohe Arbeitsbelastung. Daher delegiert A diese Aufgabe an Person B und C.
Auch B und C empfinden das Arbeitspensum als zu groß, delegieren die Aufgabe also wiederum weiter. Die Aufgabe wird dadurch nicht umfangreicher, die Arbeit selbst wird nicht mehr, aber mit jedem weiter delegieren sind mehr Personen daran beteiligt.

Das Parkinsonsche Prinzip im Alltag

Die Erkenntnis, dass immer so viel Zeit zum Erledigen einer Aufgabe benötigt wird, lässt sich nicht nur in der Verwaltung oder einem Unternehmen feststellen. Auch im Alltag greift es ständig. Oft ohne, dass wir es bemerken.

Sei es bei der Planung eines neuen Projekts, einer Gruppenarbeit, beim persönlichen Zeitmanagement oder beim Umgang mit den eigenen Finanzen.

Ständig sorgt das Parkinsonsche Gesetz dafür, dass wir die uns zur Verfügung stehenden Ressourcen voll und ganz ausnutzen. Unabhängig davon, ob wir sie tatsächlich benötigen.

Das Parkinsonsche Gesetz – Projektmanagement

Du planst ein neues Projekt. Dabei bist du nicht allein, sondern neben dir sind noch andere Leute an der Planung und Umsetzung beteiligt. Beispielsweise ein gemeinsamer Vortrag, der für die Uni erstellt werden muss.

Die Zeit, die euch zur Erarbeitung zur Verfügung steht, wird dann ungefähr so genutzt:

Bis kurz vor der Deadline machen alle irgendwas.
Über jede Kleinigkeit wird diskutiert.
Irgendwie ist nie jemand erreichbar, keiner trifft klare Absprachen.
Alles wird immer aufgeschoben. Nichts wird festgesetzt, weil nie alle da sind, um zuzustimmen.

Die tatsächliche Arbeit passiert erst kurz vor knapp.

Da geht dann komischerweise alles doch irgendwie. Es wird gearbeitet, eine Präsentation fertiggestellt und Tada! Pünktlich zur Deadline steht der Vortrag.

Das Parkinsonsche Gesetz – Zeitmanagement

Nicht nur bei der Zusammenarbeit mit anderen, sondern auch beim persönlichen Zeitmanagement greift das Parkinsonsche Prinzip.

Ist es nicht seltsam, dass die meisten Arbeitnehmer immer gleich lang arbeiten?!. Eine klassische 40-Stunden-Woche.

Dabei gibt es doch offensichtlich in jedem Beruf Tage, an denen es mehr zu tun gibt und andere, da ist das Arbeitspensum weniger. Trotzdem lässt sich jeder Tag irgendwie füllen und alles wird rechtzeitig erledigt.

So ist es auch, wenn du dich auf die nächste Klausur vorbereitest oder in den Semesterferien eine Hausarbeit verfassen sollst. Egal wie viel Zeit du hast, du wirst die Zeit füllen. Unabhängig davon, ob du tatsächlich effektiv die gesamte Zeit brauchst.

Das Parkinsonsche Gesetz – Geld

Das Parkinsonsche Gesetz lässt sich nicht nur auf Zeit anwenden, sondern auch auf Geld.

Hierbei heißt es dann:

Du gibst immer genau so viel Geld aus, wie dir auch zur Verfügung steht.

Viele wundern sich, warum auch nach dem Job-Einstieg das Geld auf dem Konto am Monatsende knapp wird.
Als Student*in war das auch so, aber da hatte man schließlich auch weniger Geld zur Verfügung.

Aber dank des Parkinsonschen Prinzips, steigen die Ausgaben mit den Einnahmen. Je mehr Geld du verdienst, desto mehr gibst du auch aus. Und musst du mit weniger auskommen, dann bist du eben auch sparsamer.

Die Wurzel des Bösen

Wenn du die Aufgabe doch eigentlich in weniger Zeit erledigen könnte, warum reizt du trotzdem den gesamten Zeitrahmen aus?
Schließlich wird die Aufgabe ja nicht umfangreicher, nur weil du mehr Zeit habe.

Für die tatsächliche Bearbeitung nutzt du eigentlich auch gar nicht mehr Zeit.
Aber du schiebst viel mehr unproduktive Zeit dazwischen. Du prokrastinierst, schiebst die Aufgaben weiter auf, sodass du Anfang und Ende immer weiter auseinander dehnst.

So schaffst du es, die gesamten Semesterferien mit einer Hausarbeit zu verbringen, obwohl du effektiv eigentlich nur 7 Tage gearbeitet hast.

Für dieses ewige Aufschieben gibt es vereinfacht zwei Gründe:

  1. Adrenalin: Alles auf den letzten Drücker zu erledigen gibt einen gewissen Kick. Der Stress setzt dich unter Strom. Manche behaupten sogar, sie bräuchten diesen Kick um überhaupt erst richtig arbeiten zu können
  2. Angst: Du versuchst die Aufgabe so lange es geht zu vermeiden. Denn sobald du dich der Aufgabe annimmst, besteht die Möglichkeit zu versagen, überfordert zu sein und es nicht zu schaffen. Also findest du lieber alle möglichen Ausreden, es nicht zu tun. Wenn du nichts investierst, hast du auch nichts zu verlieren.

Das Studierenden-Syndrom

Studentinnen und Studenten sind absolute Profis darin, Aufgaben unnötig auszudehnen. Nicht nur bei der Hausarbeit in den Semesterfreien, sondern auch im gewöhnlichen Uni-Alltag. Ein klassischer, langer „Lerntag“ sieht bei vielen nämlich so aus:

Motiviert geht es am Morgen in die Bibliothek. Wobei „morgens“ schon ein weit dehnbarer Begriff ist.
Der gestrige Abend ging mal wieder länger als gedacht. Um so richtig wach zu werden also erstmal rausgehen und einen Kaffe besorgen.
Besser.
Also wieder zurück zum Lernen.
Kurze Zeit später ist es dann schon wieder Zeit für die Mensa. Dort verquatscht du dich mit jemandem, gehst dann allmählich irgendwann zurück, musst dann aber vorher erst nochmal deine Trinkflasche auffüllen, dein Kaffe ist auch schon wieder leer und nochmal eben das Handy checken,…

So verbringst du zwar den gesamten Tag an der Uni, produktiv gearbeitet hast du aber nicht länger als 3 Stunden.

Und selbst wenn du eigentlich früher fertig bist, du deine Arbeit einfach abgeben könntest, kommen dann die inneren Antreiber zu Wort, die den Perfektionismus in dir anfeuern.

„Ich bin zwar eigentlich schon fertig, aber vielleicht kann ich meinen Text noch verbessern!“
Es werden also nochmal alle möglichen Texte durchgegangen, orientierungslos in Büchern herumgeblättert oder akribisch nach Rechtschreibfehlern gesucht.

Hör doch einfach auf, wenn du fertig bist!!

Prokrastination

Du bist süchtig nach Erfolg. Nicht nur du. Alle Menschen streben nach häufigen Erfolgserlebnissen.

Die Hausarbeit fertigzustellen wäre ein großes Erfolgserlebnis. Aber bis die wirklich fertig ist, liegt noch ein laaanger, anstrgendender Weg vor dir. Dieser Weg erscheint einfach zu lang und der Erfolg zu weit weg.

Eventuell setzt hier auch wieder die Angst ein, zu versagen. Hast du erstmal Zeit und Energie investiert, hast du auch mehr zu verlieren, als wenn du gar nicht erst angefangen hättest.

Stattdessen ziehst du lieber die zwar kurzfristigen, aber schnellen Erfolgserlebnisse vor: Aufräumen, Pflanzen gießen, Emails checken, Abwaschen,… Und genau das ist Prokrastinieren.

Mehr zum Thema Prokrastination: 10 effektive Strategien, Prokrastination zu überwinden!

So besiegst du das Parkinsonsche Gesetz im Uni-Alltag

Arbeit dehnt sich also aus. Das stelle ich vor allem dann fest, wenn ich mal weniger zu tun habe. Zum Beispiel am Wochenende oder in den Semesterferien.

In stressigen Phasen, in denen ich super viel zu tun habe, bekomme ich auch viel mehr erledigt. Ich mache Sport, gehe zur Uni, lerne, habe einen Nebenjob. Und dann, wenn ich mal weniger zu tun habe, schaffe ich auf einmal gar nichts mehr oder zumindest viel weniger.
Dabei müsste ich doch eigentlich mit Leichtigkeit die paar wenigen Aufgaben schaffen. Aber stattdessen denke ich mir: Mach ich später, ich hab ja noch Zeit!

Und so kommt es dann eben auch, dass du für deine Hausarbeit ewig brauchst, obwohl du doch eigentlich in den Semesterferien entspannen und in den Urlaub fahren wolltest.

Zum Glück kannst du das Parkinsonsche Gesetz ganz einfach aushebeln.

1. Spiel nach deinen eigenen Regeln

Anstatt sich an die vorgegebene Frist zu halten bzw. diese voll und ganz auszuschöpfen, setze dir einfach deine eigene Frist. Dabei orientiert du dich daran, wie viel Zeit du tatsächlich brauchen wirst.

Dieses Gefühl, die gesamte zur Verfügung stehende Zeit, ausnutzen zu müssen, ist komplett unbegründet. Schließlich geht es letztendlich um das Ergebnis. Und das wird nicht automatisch besser, nur weil du doppelt so lange dafür gebraucht hast.

Um eine sinnvolle Frist festzulegen, musst du als erstes deine Aufgabe verstehen.

  • Wie lautet die Aufgabenstellung?
  • Was musst du konkret tun?
  • Welche Schritte beinhaltet das?
  • Sind noch andere beteiligt?
  • Inwiefern bist du (zeitlich) von anderen abhängig? Und von wem?

Anhand dieser Faktoren kannst du anschließend abschätzen, wie lange du für die einzelnen Aufgaben brauchen wirst. Und schon hast du deine persönliche Deadline erstellt.

Oder, wenn dir das zu kompliziert ist: Halbiere einfach deine Deadline! Klingt drastisch, aber probier’s aus! Wahrscheinlich wird es sogar funktionieren!

2. Vorsicht ist besser als Nachsicht

Einfach drauflosgehen und schauen, wie weit du kommst ist keine gute Idee. Für das Parkinsonsche Gesetz heißt das nämlich: Du hast so viel Zeit, wie du braucht und noch viel mehr. Im Zweifelsfall also ewig.

Plane im Voraus (bspw. am am Abend vorher für den nächsten Tag oder am Wochenende für die kommende Woche), was du wann erledigen möchtest.

Dadurch kannst du zielgerichtet arbeiten. Und zielgerichtet arbeiten heißt: Es geht eben nicht darum, einen bestimmten Zeitraum zu füllen, sondern ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Hast du das Ziel erreicht, kannst du aufhören und etwas andres machen.

Bei der Aufgabenplanung helfen

3. Ein Schritt nach dem anderen

Die Angst zu Versagen verleitet zum Aufschieben.

Die Aufgabe (eine Hausarbeit schreiben, dich auf die Klausur vorzubereiten, ein kompliziertes Thema zu lernen,…) erscheint zu umfangreich, kompliziert. Daher machst du dann lieber etwas anderes. Etwas einfaches, das weniger überfordert.

Um deine zu erledigende Aufgabe ‚kleiner‘ und somit realistischer erscheinen zu lassen, hilft es, deine Aufgabenstellung zu zerkleinern. Anstatt dir Vorzunehmen: „Ich schreibe heute die Hausarbeit.“ nimmst du dir vor zu recherchieren, eine gute Einleitung zu schreiben, ein Argument auszuformulieren.

Du kannst dann an einem Tag natürlich mehrere dieser kleinen Aufgaben erledigen und der Gesamtaufwand wird dadurch nicht weniger, aber es sieht machbarer aus. Einen Einleitungssatz zu schreiben ist schließlich eine viel kleinere Hürde als einen gesamten Aufsatz zu verfassen

4. Das Wichtigste zuerst

Viele Menschen, die unter Prokrastination leiden bzw. Meister*innen im Aufschieben sind, haben Probleme damit, Prioritäten zu setzen. Es fällt ihnen schwer, welche Aufgaben tatsächlich wichtig sind und welche auch vernachlässigt werden können.

Prioritäten setzen heißt: Das wichtigste kommt zuerst. Auch wenn es das schwerste ist.

Denn sonst heißt es wieder: „Ach, den schwierigen Teil mach ich später, schließlich habe ich ja noch genug Zeit.“ Der schwierige Teil ist meistens der wichtigste.

Also: To-Do-Liste nach Wichtigkeit und nicht nach Schwierigkeitsgrad sortieren.

5. Das Ende im Blick

Auch wenn du keine konkrete Deadline hast, kannst du deine Produktivität steigern, indem du dir einen zeitlichen Rahmen für deine Arbeit setzt.

Eine Möglichkeit dafür ist die Pomodoro-Technik oder das Intervalllernen. Hierbei legst du im Voraus Intervalle fest, in denen du deine Aufgaben erledigst. Zwischen den Intervallen liegen kleine Pausen.

Durch diese zeitliche Begrenzung nutzt du deine Zeit produktiver. Denn du hast ein Ziel. Du weißt, wann die nächste Pause kommt. Es steht fest, dass jetzt die Zeit zum Arbeiten ist.
Zusätzlich verbessern die regelmäßigen Lernpausen deine Konzentration.

Das funktioniert natürlich nur dann, wenn du dich auch an dies Pausenzeiten hältst und aufhörst, wenn die Zeit um ist.

6. Challenge accepted!

Was? Ich soll meine Deadline noch halbieren? Kein Stress!

Sieh es lieber als Herausforderung: Du gegen die Zeit. Mal schauen wer gewinnt?! Du kannst nur gewinnen!

Im schlimmsten Fall brauchst du doch so lange, wie die tatsächliche Deadline. Im besten Fall steigerst du deine Produktivität, gelangst in einen Workflow und gewinnst letztendlich einige freie Stunden oder Tage.

Jetzt kannst du das Parkinsonsche Gesetzt für dein Zeitmanagement nutzen!

Hier kannst du direkt weiterlesen:

Getting things done – Zeitmanagement mit der GTD-Methode
SOS-Soforthilfe: 20 unschlagbare Tipps zum produktiver werden

Alltag strukturieren: 10 Tipps, um dem Chaos endlich ein Ende zu setzen!


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